Hausmeisterkosten
Das sollten Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung beachten
Bei Hausmeisterleistungen und Wartungsverträgen können umlagefähige Betriebskosten und nicht umlagefähige Kosten zusammentreffen. Für Vermieter kommt es deshalb darauf an, die unterschiedlichen Leistungen möglichst klar voneinander zu trennen.
Nicht alle Leistungen sind umlagefähig
Hausmeister- oder Wartungsverträge enthalten häufig unterschiedliche Tätigkeiten. Während ein Teil der Leistungen als Betriebskosten umlagefähig sein kann, können andere Tätigkeiten der Instandhaltung, Instandsetzung oder Verwaltung zuzuordnen sein.
Diese Kosten müssen sauber voneinander getrennt werden.
Der Bundesgerichtshof (BGH) verlangt, dass der Vermieter nachvollziehbar darlegt, welcher Anteil der Kosten auf umlagefähige Leistungen entfällt. Ein bloßer pauschaler Abschlag genügt hierfür regelmäßig nicht.
Leistungsverzeichnisse schaffen Klarheit
Hilfreich sind insbesondere Leistungsverzeichnisse, aus denen die einzelnen Tätigkeiten hervorgehen. Außerdem sollte nachvollziehbar erläutert werden können, wie die jeweiligen Kostenanteile ermittelt wurden.
Darauf sollten Vermieter möglichst bereits beim Abschluss eines Hausmeister- oder Wartungsvertrags achten. Die einzelnen Leistungen sollten möglichst konkret beschrieben werden.
Enthält ein Vertrag sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige Tätigkeiten, empfiehlt es sich, diese bereits im Vertrag oder in einem Leistungsverzeichnis möglichst klar voneinander abzugrenzen.
Was passiert, wenn sich die Kosten nicht exakt aufteilen lassen?
Nicht immer lässt sich die genaue Höhe des umlagefähigen Kostenanteils vollständig nachweisen. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass die gesamte betreffende Kostenposition entfällt.
Steht fest, dass dem Grunde nach umlagefähige Betriebskosten entstanden sind und ist lediglich deren Höhe strittig, muss das Gericht prüfen, ob der umlagefähige Anteil nach § 287 der Zivilprozessordnung (ZPO) geschätzt werden kann.
Auf eine nachvollziehbare Aufteilung achten
Für Vermieter ist daher vor allem eine klare Dokumentation wichtig. Lassen sich umlagefähige und nicht umlagefähige Leistungen bereits im Vertrag voneinander trennen, erleichtert dies die spätere Betriebskostenabrechnung.
Ist eine vollständige Trennung im Einzelfall nicht möglich, sollte zumindest nachvollziehbar erläutert werden können, wie der umlagefähige Kostenanteil ermittelt wurde.
