Betriebskosten

Bei der Betriebskostenabrechnung müssen Vermieter bestimmte Fristen beachten. Besonders wichtig ist die zwölfmonatige Abrechnungsfrist. Doch was passiert, wenn notwendige Unterlagen erst später vorliegen?

Zwölf Monate Zeit für die Betriebskostenabrechnung

Vermieter müssen die Betriebskostenabrechnung grundsätzlich innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Geregelt ist dies in § 556 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

Nach Ablauf dieser Frist sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen. Es gibt jedoch eine Ausnahme: Hat der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, können Kosten unter bestimmten Voraussetzungen auch später nachberechnet werden.

Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn notwendige Unterlagen nicht vorliegen und nicht erlangt werden können oder die endgültige Höhe einer Kostenposition noch nicht feststeht.

Grundsteuer kann nachträglich abgerechnet werden

Mit Urteil vom 20. Mai 2026 (Az. VIII ZR 6/24) hat sich der Bundesgerichtshof (BGH) unter anderem mit der nachträglichen Abrechnung der Grundsteuer beschäftigt.

Kann der Vermieter die Betriebskostenabrechnung ohne eigenes Verschulden nicht vollständig erstellen, darf er die betreffende Kostenposition grundsätzlich nachträglich abrechnen. Nach der Rechtsprechung des BGH muss dies grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Abrechnungshindernisses erfolgen.

Im vom BGH entschiedenen Fall stand die endgültige Höhe der Grundsteuer aufgrund eines Einspruchsverfahrens zunächst noch nicht fest. Wegen der umfassenden Prüfungskompetenz des Finanzamts bestand das Abrechnungshindernis bis zum Abschluss dieses Verfahrens. Erst danach begann die Drei-Monats-Frist für die Nachberechnung der Grundsteuer.

Nach Erhalt der Kosten zeitnah handeln

Erhält ein Vermieter notwendige Unterlagen erst nach Ablauf der regulären Abrechnungsfrist oder stehen Kosten aufgrund eines laufenden Verwaltungsverfahrens noch nicht endgültig fest, können die betroffenen Betriebskosten grundsätzlich nachträglich abgerechnet werden.

Entscheidend ist allerdings, dass der Vermieter zeitnah handelt, sobald die fehlenden Unterlagen vorliegen. Die Nachberechnung muss innerhalb von bis zu höchstens drei Monaten gegenüber dem Mieter geltend gemacht werden.

Auch für Mieter gilt eine Jahresfrist

Nicht nur Vermieter müssen eine Frist beachten. Auch Mieter müssen Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Zugang der Abrechnung erheben. Nach Ablauf dieser Frist können Einwendungen nur im Ausnahmefall geltend gemacht werden.

Der BGH hat mit seinem Urteil vom 20. Mai 2026 klargestellt, dass hierzu grundsätzlich auch Einwendungen gehören, mit denen der Mieter einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot geltend macht.

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