Nebenkosten 2025

Die jährliche Betriebskostenabrechnung ist eine der häufigsten Streitquellen zwischen Mietern und Vermietern: oft wegen Formfehlern, vergessener Posten oder fehlender Belege. Wer jedoch frühzeitig mit der Planung für das Abrechnungsjahr beginnt, legt den Grundstein für eine fehlerfreie, transparente und fristgerechte Abrechnung. Hier erfahren Sie, was Sie jetzt schon vorbereiten können.

Warum frühe Vorbereitung wichtig ist

Die Nebenkostenabrechnung muss laut § 556 BGB spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen, also z. B. für 2025 spätestens am 31. Dezember 2026. Wer allerdings erst im Folgejahr beginnt, verliert leicht den Überblick und riskiert Fristversäumnisse. Eine frühzeitige Planung sichert daher nicht nur Ihre Ansprüche, sondern auch das Vertrauen Ihrer Mieter.

Schritt für Schritt: alles vorbereiten

1. Verträge und Abrechnungszeiträume prüfen

• Stimmen alle Abrechnungszeiträume überein (z. B. Kalenderjahr)?

• Sind neue Mietverhältnisse oder Eigentümerwechsel sauber dokumentiert?

• Passen die Kostenumlagevereinbarungen im Mietvertrag?

• Tipp: Manche Altverträge enthalten pauschale Nebenkosten, in dem Fall darf nicht abgerechnet werden!

2. Aktuelle Kostenentwicklung beobachten

• Gab es Preisanpassungen bei Wasser, Abfall, Grundsteuer, Gebäudeversicherung?

• Erhöhungen bei Hausmeister- oder Wartungsverträgen vormerken

• Neue oder entfallene Kostenpositionen (z. B. CO₂-Kostenaufteilung, Rauchwarnmelderwartung)

• Hinweis: Seit 2023 müssen CO₂-Kosten bei fossiler Heizung nach Emissionswerten anteilig auf Mieter und Vermieter aufgeteilt werden.

3. Belegsammlung organisieren

• Strom-, Wasser-, Heizkostenabrechnungen vom Anbieter rechtzeitig anfordern

• Wartungsbelege (z. B. Aufzug, Heizung, Schornsteinfeger) bereithalten

• Versicherungen, Grundsteuerbescheide, Abfallgebühren ordnen

• Hausmeister- und Reinigungsverträge klar dokumentieren

Eine Checkliste aller notwendigen Unterlagen für die Betriebskostenabrechnung finden Sie hier.

• Tipp: Führen Sie idealerweise einen digitalen Belegordner, z. B. mit Monatsmappen. 

4. Umlageschlüssel aktualisieren

• Nach Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch?

• Hat sich 2025 durch Um- oder Auszug etwas geändert?

• Bei leerstehenden Wohnungen anteilige Neuverteilung beachten

5. Anpassung der Vorauszahlungen prüfen

• Haben die aktuellen Vorauszahlungen realistisch zur Deckung der Kosten gereicht?

• Müssen die Abschläge mit Blick auf gestiegene Energiepreise erhöht werden?

Wenn Sie alle Unterlagen zusammen haben, kommen Sie frühzeitig zu uns. Wir übernehmen die Abrechnung gerne für Sie!

Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.