Nebenkosten 2025

Betriebskostenabrechnung 2025 jetzt schon vorbereiten

Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist eine der häufigsten Streitquellen zwischen Mietern und Vermietern: oft wegen Formfehlern, vergessener Posten oder fehlender Belege. Wer jedoch frühzeitig mit der Planung für das Abrechnungsjahr beginnt, legt den Grundstein für eine fehlerfreie, transparente und fristgerechte Abrechnung. Hier erfahren Sie, was Sie jetzt schon vorbereiten können.

Warum frühe Vorbereitung wichtig ist

Die Nebenkostenabrechnung muss laut § 556 BGB spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen, also z. B. für 2025 spätestens am 31. Dezember 2026. Wer allerdings erst im Folgejahr beginnt, verliert leicht den Überblick und riskiert Fristversäumnisse. Eine frühzeitige Planung sichert daher nicht nur Ihre Ansprüche, sondern auch das Vertrauen Ihrer Mieter.

Schritt für Schritt: Jetzt vorbereiten

1. Verträge und Abrechnungszeiträume prüfen

Stimmen alle Abrechnungszeiträume überein (z. B. Kalenderjahr)?
Sind neue Mietverhältnisse oder Eigentümerwechsel sauber dokumentiert?
Passen die Kostenumlagevereinbarungen im Mietvertrag?

Tipp: Manche Altverträge enthalten pauschale Nebenkosten, in dem Fall darf nicht abgerechnet werden!

2. Aktuelle Kostenentwicklung beobachten

Gab es Preisanpassungen bei Wasser, Abfall, Grundsteuer, Gebäudeversicherung?
Erhöhungen bei Hausmeister- oder Wartungsverträgen vormerken
Neue oder entfallene Kostenpositionen (z. B. CO₂-Kostenaufteilung, Rauchwarnmelderwartung)

Hinweis: Seit 2023 können CO₂-Kosten bei fossiler Heizung nach Emissionswerten anteilig auf Mieter und Vermieter aufgeteilt werden.

3. Belegsammlung organisieren

Strom-, Wasser-, Heizkostenabrechnungen vom Anbieter rechtzeitig anfordern
Wartungsbelege (z. B. Aufzug, Heizung, Schornsteinfeger) bereithalten
Versicherungen, Grundsteuerbescheide, Abfallgebühren ordnen
Hausmeister- und Reinigungsverträge klar dokumentieren

Tipp: Führen Sie idealerweise einen digitalen Belegordner, z. B. mit Monatsmappen.

4. Umlageschlüssel aktualisieren

Nach Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch?
Hat sich 2025 durch Um- oder Auszug etwas geändert?
Bei leerstehenden Wohnungen anteilige Neuverteilung beachten

5. Anpassung der Vorauszahlungen prüfen

Haben die aktuellen Vorauszahlungen realistisch zur Deckung der Kosten gereicht?
Müssen die Abschläge mit Blick auf gestiegene Energiepreise erhöht werden?