Formfehler
Was tun bei Fehlern in der Betriebskostenabrechnung?
Fehler in einer Betriebskostenabrechnung haben nicht immer die gleichen Folgen. Entscheidend ist, ob es sich um einen formellen oder einen materiellen Fehler handelt. Für Vermieter ist dieser Unterschied besonders wichtig, weil davon abhängt, ob eine Korrektur nach Ablauf der Abrechnungsfrist noch möglich ist.
Wann ist eine Betriebskostenabrechnung formell ordnungsgemäß?
Eine Betriebskostenabrechnung ist formell ordnungsgemäß, wenn sie den Mieter in die Lage versetzt, den geltend gemachten Anspruch gedanklich und rechnerisch nachzuvollziehen.
Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) muss eine Betriebskostenabrechnung mindestens folgende Angaben enthalten:
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eine nach der jeweiligen Kostenart ausreichend aufgeschlüsselte Zusammenstellung der Gesamtkosten,
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die Angabe und, soweit nach der jeweiligen Kostenart erforderlich, Erläuterung des angewandten Umlageschlüssels,
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die Berechnung des auf den Mieter entfallenden Kostenanteils sowie
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den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
Was sind formelle Fehler?
Formelle Fehler betreffen die Nachvollziehbarkeit der Betriebskostenabrechnung. Sie führen grundsätzlich dazu, dass die jeweils betroffene Kostenposition unwirksam ist.
Das bedeutet allerdings nicht zwangsläufig, dass die gesamte Betriebskostenabrechnung unwirksam wird. Sind die übrigen Positionen ordnungsgemäß und lassen sich fehlerhafte Positionen ohne Weiteres herausrechnen, bleibt die Nachforderung im Übrigen bestehen.
Für Vermieter besonders wichtig: Formelle Fehler können nach Ablauf der Abrechnungsfrist grundsätzlich nicht mehr korrigiert werden.
Was sind materielle Fehler?
Von formellen Fehlern sind materielle Fehler zu unterscheiden. Sie betreffen nicht die grundsätzliche Nachvollziehbarkeit, sondern die inhaltliche Richtigkeit einzelner Kostenpositionen. Zu materiellen Fehlern zählen etwa Rechen- und Schreibfehler, falsche Verteilerschlüssel oder nicht umlagefähige Kostenpositionen.
Diese Fehler führen grundsätzlich nicht zur Unwirksamkeit der Betriebskostenabrechnung. Stattdessen müssen die betroffenen Kostenpositionen berichtigt werden.
Anders als formelle Fehler können materielle Fehler auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist korrigiert werden.
Der Unterschied ist entscheidend
Ob eine Betriebskostenabrechnung einen formellen oder einen materiellen Fehler enthält, kann damit erhebliche Auswirkungen haben. Während ein materieller Fehler grundsätzlich berichtigt werden kann, kann ein formeller Fehler nach Ablauf der Abrechnungsfrist grundsätzlich nicht mehr korrigiert werden.
Vermieter sollten deshalb insbesondere darauf achten, dass die Gesamtkosten nachvollziehbar aufgeschlüsselt, der Umlageschlüssel angegeben beziehungsweise erläutert, der Kostenanteil des Mieters berechnet und dessen Vorauszahlungen abgezogen werden.
