Endspurt Nebenkostenabrechnung

16.10.2020

Interview:

REDAKTION KHUG: Herr Scheffler, Sie sind schon jahrelang im Team, können Sie sagen, welche neuen Erkenntnisse Sie in den Corona-Monaten sammeln konnten

Volker Scheffler: Natürlich war das für uns auch eine ungewohnte Situation, weil wir immer engen Kontakt zu unseren Kunden haben. Gerade in der Anfangsphase gab es eine große Zurückhaltung. Als sich aber das Einschicken und Einscannen der Unterlagen eingespielt hatte, konnten wir viele Aufträge zügig abarbeiten. Ich meine, das war ein Lernprozess für beide Seiten.

REDAKTION KHUG: Gab es irgendwelche Besonderheiten, die Ihnen einfallen würden?

Volker Scheffler: Ja, weil die Eigentümerversammlungen, die meistens am Anfang des Jahres stattfinden, nicht abgehalten werden konnten und dementsprechend keine Hausgeldabrechnungen gemacht wurden. Außerdem haben viele Mitglieder auch auf Unterlagen seitens der Behörden, Versicherer und Versorger warten müssen. Das heißt ganz konkret: Wir werden diese Aufträge jetzt alle sukzessive abarbeiten.

REDAKTION KHUG:  Mit dem saisonbedingten steigenden Arbeitsaufkommen wird es zu mehr Terminanfragen kommen. Wie werden Sie und Ihre Kollegen das organisieren?

Volker Scheffler: Für unsere Arbeitsorganisation ist es sehr hilfreich, gerade jetzt frühzeitig die entsprechenden Unterlagen zu sammeln und uns zuzuschicken. So können wir schon einmal abschätzen, welche Arbeitsspitzen wir zu erwarten haben.

REDAKTION KHUG: Gibt es Dinge, worauf die Mitglieder besonders achten sollten?

Volker Scheffler: Da wir Corona-bedingt gestraffte halbstündige Termine haben, ist es wichtig, im Vorfeld noch einmal die Checkliste durchzugehen oder sich an einer alten Abrechnung zu orientieren. Erfahrungsgemäß dauern dann die Termine wesentlich kürzer. Für die Anmeldung gilt immer: Je früher, desto besser!

 

Sechs Schritte zur perfekten Nebenkostenabrechnung:

  1. Wenn Sie Bestandskunde sind, schicken Sie uns am besten Ihre Unterlagen per Post oder scannen alles ein und senden es per Mail.
  2. Generell und gerade für Neuaufnahmen ist es wichtig, dass alle Unterlagen vollständig vorliegen.
  3. Zur Checkliste gehören u.a.: Belege Vorauszahlungen, ggf. Personenzahlen und Wohnungsbelegung im Abrechnungszeitraum. Zur Sicherheit alles vorlegen, auch wenn sich nichts geändert hat!
  4. Sämtliche Rechnungen müssen den Abrechnungszeitraum abdecken. Manchmal können es sogar zwei Rechnungen für eine Position sein, beispielsweise bei Versicherungen.
  5. Immer den Vertrag zur Auftragserteilung bei Post- oder E-Mailversand unterschrieben beilegen!
  6. Versuchen Sie sich frühzeitig einen Termin geben zu lassen. Zum Jahresende werden die Zeitfenster enger.